Vedeti, kaj pričakovati od prizorišča dogodka že ob prvem ogledu, ni enostavno. Za to, da se boste lažje odločili pri izbiri ustreznega prostora za vaš dogodek, si lahko pomagate s sledečimi točkami.

1. Stroški

Pri povpraševanju o stroških je pomembno, da ste seznanjeni z različnimi možnostmi in roki plačila. Upoštevajte tudi, da se zaradi plačila nadur osebju in morebitne odpovedi dogodka, vaši stroški lahko zvišajo še za nekaj sto evrov. Vendar pa vam lahko lastniki prizorišča ponudijo nižjo ceno, če organizirate dogodek v terminu, ki je za najem običajno zelo nezanimiv.

2. Izbira datuma

Pomembno je, da razmislite, kateri dan v tednu in kateri letni čas bi bila za vaš dogodek najprimernejša. Mnoga prizorišča dogodkov imajo določene termine, ki so precej dražji zgolj zato, ker so v bolj zaželenem obdobju leta. Nasprotno so nekateri termini manj zaželeni in zato predstavljajo bolj ekonomično izbiro. Ne glede na vse pa je priporočljivo, da datum izberete že vsaj pol leta vnaprej.

3. Prostorski načrt in kapaciteta

Vedeti koliko ljudi lahko prostor sprejme je pomembno predvsem zato, da vaši gostje ne bodo preveč utesnjeni ali da se ne bodo v prostoru porazgubili. V obeh primerih se lahko znajdemo v zelo neprijetnem položaju. Bistveno je, da vsi gostje lahko udobno sedijo in da imajo dovolj prostora za sprostitev, če denimo organizirate seminar. Prav tako se mora vzdušje prizorišča lepo usklajevati s temo vašega dogodka.

4. Lokacija in dostopnost

Pri izbiri prizorišča dogodka je pomembno vedeti tudi, kako nameravajo gosti priti na dogodek. Nekatera prizorišča imajo lastno parkirišče, druga ne. V primeru, da bo večina prišla z vozili, mora biti za parkiranje vnaprej poskrbljeno. Če se lokacija vašega dogodka nahaja v središču mesta, naj bodo udeleženci obveščeni tudi o avtobusnih linijah, ki peljejo tja.

5. Oskrba s hrano in pijačo

Nekatera prizorišča zahtevajo, da hrano naročite pri njihovih lastnih ponudnikih, spet drugi imajo veliko različnih kontaktov ponudnikov hrane in pijače med katerimi lahko izbirate po vašem okusu. Ne pozabite povprašati tudi o možnostih vegetarijanske, veganske, brezglutenske ali brezmlečne prehrane.

6. Oprema

Dobro premislite, katero opremo in koliko je boste potrebovali za izvedbo dogodka ter kako jo boste spravili v prostor in kje shranili. Če želite v prostor postaviti stole, mize ali celo oder potrebujete takšno prizorišče, ki ima tovorno dvigalo. Prepričajte se torej, da so izpolnjeni vsi pogoji za dostopnost in skladiščenje.

7. Avdio in video zmogljivosti

Na prizorišču vašega dogodka ne sme manjkati tudi A/V (avdio-video) oprema kot so mikrofoni, zvočniki, projektorji in osvetlitev. Pomembno je, da so zvočniki nameščeni tako, da so povsod slišni, projektorji pa tako, da je njihova vsebina vidna vsem gostom.

8. WIFI in internetna povezljivost

Veliko dogodkov zahteva dostop do WIFI-ja za uporabo mobilne aplikacije, foto kotičkov ali interaktivno sodelovanje. Na žalost oddajniki ne podpirajo vedno velikega števila obiskovalcev, zato se je o moči WIFI povezave potrebno prepričati vnaprej.

Skoraj zagotovo vam bo uporaba vseh zgoraj naštetih točk pripomogla k temu, da pri naslednji izbiri prizorišča dogodka ne boste prezrli niti najmanjše podrobnosti. Še pomembneje - to bo zagotovilo, da bo vaša izbira ustrezala vsem vašim potrebam in željam in ustvarila dogodek edinstven in nepozaben.

Presenetite svoje goste z izbiro vrhunskega prostora za dogodke NIX. Za več informacij si oglejte spletno stran ali nam pošljite sporočilo na zavihku KONTAKT. Naj si vaši gostje zapomnijo vaš dogodek!

Primeren prostor s čudovitim ambientom in dobro energijo za poslovne dogodke - NIX EVENT VENUE

V kolikor potrebujete pomoč pri organizaciji vašega naslednjega dogodka, smo vam na razpolago – info@nikina.eu – NIKINA EVENTS.

Nina Kokelj - organizatorka dogodkov