Določitev realnega proračuna za dogodek

26.09.2017

Organizirate poseben dogodek? Pripravite učinkovit proračun za vaš uspeh!

Načrtovanje poslovnega ali zasebnega dogodka je lahko zapleteno, in veliko je potrebno pripraviti in uskladiti, da bo vaš dogodek uspešen. Eden od največjih skrbi je, da ne prekoračite okvir določenega proračuna in uresničite zadovoljiv donos vaše naložbe pri poslovnih dogodkih. Za vsak poslovni dogodek, ki bo naj bi bil uspešen, je pomembno razumeti, kako učinkovito porabiti proračun. Naslednji nasveti bodo pomagali vam - lastnikom podjetij in / ali upraviteljem pisarn in posameznikom, da pripravite uporaben proračun za naslednji dogodek in zagotoviti, da vaša finančna naložba ne bo nenačrtovana.

1. Osnovni izdatki 

Prvi korak pri pripravi proračuna za katerikoli dogodek je ugotoviti vaše osnovne izdatke. Čeprav se to morda zdi brutalno, lahko brez natančnega načrta vaših izdatkov preveč presežete proračun. Pri načrtovanju poslovnega dogodka, ne glede na to, ali gre za konferenco, seminar, sejem, zabavo, poroko ali samo druženje, bi morali osnovni izdatki vključevati naslednje:

  • Stroški najetega kraja
  • Stroški zvočnikov ali plačanih gostov
  • Stroški tiskanja letakov, predstavitev v papirni obliki itd.
  • Stroški opreme za najem, vključno s projektorji, zvočni sistem, uprizoritvami in dostopom do interneta
  • Stroški dekoracij in opreme
  • Stroški trženja in promocije
  • Stroški gostinskih storitev

To so osnovni izdatki, ki vplivajo na proračun za vse poslovne dogodke. S temi informacijami vam bo lažje oceniti skupne stroške in ustrezno načrtovati svoj proračun.

 

2. Donosnost naložb

Po izračunavanju osnovnih izdatkov boste imeli težko predstavo o svojem operativnem proračunu. Naslednji korak je, da se odločite, kaj želite doseči pri dogodku in kako ga je mogoče izmeriti. Če je vaš dogodek namenjen usposabljanju ali izobraževanju vašega osebja o novih izdelkih ali postopkih, bo vašo donosnost naložbe težje oceniti, saj se končni rezultat dogodka verjetno ne bo nemudoma finančno izmeril. Če pa za vaš dogodek zaračunavate vstopnino, morate razmisliti o svojih skupnih stroških glede na nastavljeno ceno vstopnice. Pri odločanju o ceni vstopnice ne pozabite, da medtem ko želite pokriti svoje operativne stroške, želite tudi ceno, ki maksimira udeležbo. Zaradi previsokih cen vstopnic je lahko manj udeležencev, kar lahko pomeni znatno izgubo vaše naložbe.

 

3. Nasveti za varčevanje

Čeprav se morda zdi, da v proračunu za vaš dogodek obstaja malo prostora za varčevanje, obstajajo načini prihranka denarja. Pri načrtovanju korporativnega dogodka upoštevajte naslednje nasvete in jih uporabite za ohranjanje stroškov pod nadzorom.

  • Izogibajte se nepotrebnim nakupom - to velja za vse dogodke, ne glede na to, ali gre za poroko, team building ali poslovni dogodek. Vse je preveč enostavno, da se ujamete v fazah načrtovanja in odločite, da potrebujete dodatne okraske ali gurmanske predmete, da bi vaš dogodek uspel. Držite se svojega začetnega proračuna in se izogibajte vsakršnim impulzom prehitrega nakupa.
  • Prihranite pri stroških prehrane - v povprečju večina ljudi, ki načrtujejo dogodke, naročijo več hrane, kot jo potrebujejo. Naravno je, da se želimo prepričati, da bo hrane dovolj, in da gostje ne bodo lačni, vendar to pogosto vodi do odpadkov. Določite predhodni proračun za gostinstvo in nato zmanjšajte za 10%. To vam bo prihranilo denar na vašem računu za gostinstvo in bo pripeljalo do manj zavržene hrane.
  • Spremljajte vse svoje stroške - Pri načrtovanju korporativnega dogodka je lahko veliko različnih ljudi, ki so odgovorni za različne vidike postopka. To pomeni, da je veliko različnih ljudi, ki so odgovorni za različna izplačila. Bodite pozorni na vse vaše izdatke in spremljate svoje osebje, da ne presežejo proračuna na katerem koli področju.

Načrtovanje kateregakoli dogodka je zapleteno, toda preden se lahko lotite z dejansko vsebino vašega seminarja ali konference, morate imeti narejen proračun. Teh nekaj nasvetov vam bo pomagal določiti uporaben proračun za vaš naslednji dogodek, ki vam bo omogočil uresničitev donosnosti naložbe, katero si želite.

 

Naj vam proračun ne povzroča prevelikih skrbi!

Nina Kokelj - Nikina Events

 


Želite biti obveščeni o vseh aktualnih dogodkih na Nikina Events?

Prijavite se na naše e-novice.