Nihče v resnici ne ve, kako bodo izgledali dogodki po COVID-19. Ker se vladne smernice ves čas spreminjajo, je težko vedeti, kako se bodo stvari v prihodnjem letu dejansko razpletle. Tudi sedaj, ko se nekateri dogodki izvajajo, bo resničnost verjetno takšna, da bodo udeleženci v daljšem časovnem obdobju razdeljeni na tiste, ki so se pripravljeni fizično udeležiti dogodka, in na tiste, ki tega ne bodo pripravljeni storiti.

V zadnjem času smo na spletnih mestih industrije dogodkov in v medijih videli številne zanimive članke, ki organizatorjem dajejo veliko dobrih informacij o tem, kako bi lahko izgledali dogodki v živo v "novi normalnosti" in o katerih stvareh morajo razmišljati pri organizaciji teh dogodkov.

Zbrali smo nekaj ključnih pristopov in nasvetov, ki jih bo potrebo upoštevati pri organizaciji dogodkov v "novi normalnosti" in s tem spodbuditi čim večjo udeležbo na dogodkih v prihodnosti.

1. Higienski standardi

Medtem ko bodo prostori za izvajanje dogodkov zagotovo predmet obsežnega pregleda, da bi dokazali, da imajo najvišje higienske standarde, imajo organizatorji dogodkov ključno vlogo pri spodbujanju zaupanja pri nastopajočih in gostih.

Organizatorji bodo morali paziti, da se bodo načrtovane dejavnosti izvajale na varen in higienski način.

Na primer, enostavne stvari, kot je varen prenos mobilnega mikrofona med gosti za postavljanje vprašanj.

Predvsem je za dogodek potrebno izbrati kraj, ki higieno jemlje zelo resno. Čeprav bodo vsa prizorišča trdila, da to počnejo, bi morali vedeti, kako predani so. To lahko ugotovite tako, da povprašate o njihovi disciplini čiščenja: vprašajte koliko osebja so določili za čiščenje, kako pogosto čistijo in kje čistijo.

Prostor za dogodke NIX Event Venue

Glede na trenutno razvijanje sitacije s koronavirusom, bo večina prizorišč za dogodke zelo zaskrbljenih zaradi higienskih standardov in bodo verjetno povečali svoje dejavnosti na tem kritičnem področju.

2. Socialna distanca

Organizatorji dogodkov bodo želeli biti prepričani, da so ponudbe v celoti upoštevane, da se zagotovi njihova varnost. Nekaterim organizatorjem bo to bolj pomembno kot drugim.

Pri načrtovanju vašega dogodka boste morali v izbranem prosotru za vaš dogodek  pregledati vse, da zagotovite, da bodo pričakovanja izpolnjena na vseh straneh. Kako pa to v resnici deluje? Preprosto je reči, da je vaš program družbeno oddaljen. Če želite to narediti, morate razmišljati o toku ljudi (ne le gostje, ampak tudi drugo osebje) in o njihovem vedenju.

Zastoji potencialnih ljudi bi lahko bili okoli stranišč, zato je potreben tam določiti sistem – morda, da samo ena oseba uporablja stranišče, ostali čakajo zunaj, kar pa je potrebno tudi vidno označiti itd. Potrebno je upoštevati tudi tok oseb v ozkih hodnikih in sprehajalnih poteh. Razmislite o točkah zastojev, kot so registracijske mize, in o tem, kako jih lahko upravljate. Razmislite o uporabi samopostrežnih prijavnih kioskov ali online registraciji, ki zmanjšujejo čakalne vrste in stike med ljudmi.

V trgovinah delujejo enosmerni sistemi. Za dogodke bi lahko uporabili nekaj teh tehnik. Predlagamo, da dorečene ukrepe socialnega distanciranja tudi preizkusite (tako kot tonski pregled) pred prihodom vaših gostov. Na tak način lahko naredite kakršne koli končne izboljšave.

3. Inteligentno gostinstvo

Kako bodo postregli hrano in pijačo? Kako bo prizorišče sodelovalo z vami, da bo socialna distanca in varnost na prvem mestu, obenem pa vam bodo ponudili okusno hrano?

Samopostrežni bifeji bodo samo še spomin. S catering podjetjem se je potrebno dogovoriti, da ponudijo hrano, ki je pripravljena za uporabo in mogoče postrežena na krožnikih za enkratno uporabo in, upajmo, okolju prijazni. To je ena najpomenmbnejših stvari, ki jo morate doreči s vašim ponudikom pogostitve.

Poleg tega se bodo v času pogostitve pojavile še druge rdeče cone; na primer vrste ljudi, ki čakajo postrežbo. Za tovrtne stike je potrebno imeti izdelan plan, da to preprečimo in vzdržujemo priporočeno distanco.

Lahko omejite število gostov v prostoru za pogostitev. Nekateri se odločajo tudi za časovne okvire za goste, da omejijo število gostov na enem mestu.  

Prostori za dezinfekcijo rok morajo biti na voljo pri vhodu in izstopu na območje. Kot dodaten varnostni ukrep bi bilo najbolje, če bi gostje odšli skozi drug izhod kot so prišli.

4. Pospeševanje brezstičnega komuniciranja

Za nekatere organzatorje dogodkov je kriza COVID-19 delovala kot katalizator, ki je pospešil nekatere njihove dejavnosti, zlasti ko gre za brezstično komunikacijo.

Tehnologija je organizatorjem omogočila, da gostom zagotovijo zaslone na dotik, aplikacije za dogodke, senzorje in zaznavanje obrazov. Za tiste organizatorje, ki so to tehnologijo sprejeli na svojih dogodkih, ideja o pospešitvi brezstičnega komuniciranja ne bo presenečenje. In bolj je brezkontaktno, bolje je.

Nekateri gostje se bodo na vašem dogodku po svojih najboljših močeh trudili, da bi se čim manj stvari dotaknili. Tovrstno obnašanje pa močno vpliva tudi na samo organizacijo dogodka. Gostje morda ne bodo želeli pobrati vrvic, ki visijo v velikem svežnju. Morda ne bodo želeli sprejeti svoje natisnjene značke od receptorke. Še enkrat, morda raje uporabljajo brezstične prijavne kioske. Prav tako morda ne bodo želeli vzeti tiskanega programa ali brošure - verjetno bodo raje uporabili aplikacijo.

Tudi če imate brezstično registracijo, boste morali razmisliti o varnostnih pregledih in o tem, kako jih je mogoče obravnavati. Mogoče se morajo gostje strinjati, da se varnostniki lahko dotaknejo njihovih torb in pogledajo noter. Ali pa obstaja kakšen drug način? V kolikor drugega načina ne najdemo,  moramo varnostno osebje spodbujati, da pri pregledu nosijo plastične rokavice za enkratno uporabo.

Pomembno bo tudi brezstično plačevanje za vse nakupe ali catering. Če lahko gostje plačujejo le z gotovino, se prepričajte, da to vedo vnaprej in obvladajte pričakovanja.

5. Zmanjšano število gostov

Tudi če bi jutri odpravili vse ukrepe za zajezitev epidemije in ne bi ogrozili varnosti katerega koli gosta dogodka, je možno, da bi se število udeležencev zmanjšalo. Nekateri ljudje na splošno ne bodo želeli potovati na dogodke, še posebej, če so postali ljubitelji virtualnih dogodkov.

Hibridni dogodki pa so v teh časih rešitev, v kolikor ne želite zmanjšati števila gostov na vašem dogodku. Upoštevati je potrebno, da so se ljudje v času zaprtja udeleževali samo virtualnih dogodkov in tudi v časih, ko že lahko organiziramo dogodke v živo, lahko k sodelovanju povabimo na virtualno udeležbo, saj je večina ljudi tovrstnega udejstvovanja dogodkov navajena.

Hibridni Dogodki v NIX Event Venue 

6. Vsebina, ki resnično izstopa

Vsebina, ki jo ponujajo organizatorji dogodkov, mora biti zaradi vseh zgoraj navedenih razlogov še bolj vabljiva in dragocena, kot je bila pred COVID-19. Predvsem zato, ker se bodo ljudje verjetno odločali drugače, kot sose prej. Omejitve v času zaprtja je ljudem omogočila, da se ustavijo in premislijo, kaj želijo početi. To pa vpliva tudi na njihove potovalne navade. Če so doživeli dobre virtualne dogodke, bodo morda želeli to nadaljevati iz udobja svojega doma, namesto da pridejo na vaš dogodek v živo.

Če vsebina ni preveč vznemirljiva, bodo morali biti mrežni in družbeni vidiki čudoviti. Zdaj je priložnost za dvig nivoja vsebine. To bo ločilo organizatorje, ki resnično razumejo vsebino in vedo kaj to pomeni. Tako se bodo razlikovali od organizatorjev, ki tega ne počnejo.

7. Kreirano Mreženje

Manjši virtualni dogodki so kot nalašč za urejeno mreženje. Obstajajo tehnološka orodja, ki lahko preprosto pomagajo pri ujemanju ljudi s podobnimi vlogami ali interesi, ki jih je mogoče nato združiti.

Povezovanje  na dogodkih pred COVID-19 ni bilo nič drugega kot naključno srečanje z ljudmi. Ali ste slučajno bili v isti vrsti in čakali na hrano, ali pa ste med prijavo naleteli na nekoga, ko ste čakali na registracijo.

Kreirano mreženje je lahko zelo učinkovito in to lahko uporabite kot koristno spodbujanje udeležencev k udeležbi. Organizatorji lahko glede na interese pozameznikov ustvarijo pomembne sestanke dobaviteljev - kupcev in olajšajo bolj smiselne pogovore z manjšim številom ljudi, tudi če potekajo za socialno distanciranimi mizami.

Mreženje je bilo vedno ključna sestavina dogodkov in ni razloga, da temu ne bi ostalo tako – s premišljeno organizacijo in varnostjo udeležencev je lahko mreženje še boljša izkušnja kot pred COVID-19.

Za spreminjanje vedenja obiskovalcev je potreben čas. Čas je, da novo vedenje postane navada. Vaši gostje bodo na začetku potrebovali veliko "držanja za roke" in vodenja. Na vas bo, da jih spodbudite in jim pomagate, sicer bo vse vaše trdo delo pri pripravi dogodka, ki je varen in ponuja veliko izkušenj, malo vredno.

Nekateri gostje ne marajo čakati dlje, kot je potrebno, čeprav vedo, da zaradi prisotnosti virusa, to morajo. Drugi gostje bodo morda zanemarili vse vaše nasvete, nekateri pa jih preprosto niso razumeli, vendar jim morate stati ob strani z dobro razlago.

Bodite jasni, kaj želite, da gostje storijo po vaših pričakovanjih in tako se bo njihovo vedenje spremenilo. Poskrbite za učinkovito komunikacijo. Vedno delajte skupaj z osebnjem na  prizorišču dogodka in z drugimi ponudniki storitev, saj imajo znanje in izkušnje, ki so lahko neprecenljive.

Po COVID-19 bodo dogodki drugačni. Čas je, da opustimo vsako staro razmišljanje in sprejmemo spremembe. Organizatorji, ki se bodo znali prilagoditi situaciji, imajo mnogo priložnosti.

Želimo vam uspešno organizacijo dogodkov v času COVID-19!

Primeren prostor s čudovitim ambientom in dobro energijo za poslovne dogodke - NIX EVENT VENUE

V kolikor potrebujete pomoč pri organizaciji vašega naslednjega dogodka, smo vam na razpolago – info@nikina.eu – NIKINA EVENTS.

Nina Kokelj - organizatorka dogodkov